📋 Dokumentasi Presensi PKL via WhatsApp

SMK Negeri Bansari – Tahun 2025

1. Pendahuluan

Sistem Presensi PKL ini memudahkan siswa dan pembimbing melakukan presensi, melihat rekap, dan mengakses informasi PKL langsung melalui WhatsApp.
Layanan ini memiliki beberapa menu dan perintah yang bisa digunakan sesuai kebutuhan pengguna.
Pesan (Chat) akan dibalas otomatis oleh bot, pastikan perintah yang dikirimkan sesuai.

2. Daftar Perintah Utama

2.1 Perintah Umum

Perintah ini dapat diakses oleh siapapun, meskipun nomor belum terdaftar di sistem.

Perintah	Fungsi
info	Menampilkan menu utama layanan.
cek	Melihat status nomor WA yang digunakan.
cek <nis/noHP>	Melihat status berdasarkan NIS atau nomor HP.
reg <nis>	Mendaftarkan nomor WA ke sistem.
admin	Kontak Admin
help	Download Panduan Dokumentasi Penggunaan
set <NIS> <NomorHP>	Reset nomer WA -> kendala: Jika nomor tidak direspon Sistem

2.2 Perintah untuk Siswa

Perintah ini hanya dapat diakses oleh nomor yang telah terdaftar sebagai siswa.

Perintah	Fungsi
reg <nis>	Mendaftarkan nomor WA ke sistem.
unreg	Menghapus nomor WA dari sistem.
masuk	Melakukan presensi harian masuk ⇒ Wajib menyertakan Foto
izin	Melakukan presensi harian izin
sakit	Melakukan presensi harian sakit
libur	Melakukan presensi harian libur
batal	Membatalkan presensi.
lupa	Presensi untuk hari sebelumnya (maks. 2x sehari).
rekap	Mengetahui rekap presensi.

2.3 Perintah untuk Pembimbing

Perintah ini hanya dapat diakses oleh nomor yang telah terdaftar sebagai pembimbing. Nomor pembimbing akan didaftarkan oleh admin.

Perintah	Fungsi
cek rekap	Lihat rekap presensi per kelas/pembimbing/DUDI.
cek rekap <nis/noHP>	Lihat rekap presensi individu.
cek rekap <kelas>	Lihat rekap presensi per kelas.
cek presensi	Lihat Statistik Presensi.
cek presensi <nis/noHP>	Lihat presensi harian individu.
input <nis/noHP>	Input presensi hari ini untuk siswa.
input <nis/noHP> <tgl_awal> <tgl_akhir>	Input presensi dalam rentang tanggal.
cari <keyword>	Cari data siswa/pembimbing/DUDI.

3. Panduan Penggunaan

Kirim perintah: info
Balas dengan nomor menu sesuai pilihan.
- Contoh: ketik 2 untuk fitur Lupa Presensi.

3.2 Registrasi Nomor WA

Ketik: reg <nis>
- Contoh: reg 1234
Sistem akan menampilkan data.
Balas ya untuk mendaftar, atau tidak untuk mengulang dengan NIS lain.

3.3 Presensi Harian

Pastikan nomor WA sudah terdaftar.
Ambil foto selfie di lokasi PKL.
Kirim foto dengan format:
<keterangan> <catatan>
Pilihan keterangan: masuk, izin, sakit, libur
Tunggu balasan: ✅ Presensi Berhasil

3.4 Lupa Presensi

Akses menu info → ketik 2
Kirim foto selfie seperti biasa.
Gunakan format:
lupa <keterangan> <tanggal> <catatan>
Tunggu balasan: ✅ Presensi "Lupa" Diterima
Maksimal 2 kali per hari.

3.5 Membatalkan Presensi

Untuk membatalkan presensi sendiri:
batal <tanggal>
Untuk membatalkan presensi siswa (oleh Admin):
batal <no_wa_siswa> <tanggal>

3.6 Melihat Rekap Presensi

Akses menu info → ketik 6
atau ketik rekap
Sistem akan menampilkan data rekap.
Link detail akan diberikan.

3.7 Kontak Admin

Ketik: admin
Atau akses menu info → ketik 7
Tanpa mengakses perintah ini, pesan mungkin akan diabaikan

4. Keterangan Simbol Rekap

Simbol	Arti
✅	Masuk
🔵 (Biru)	Izin
🟡 (Kuning)	Sakit
🔴 (Merah)	Libur
➖	Libur Weekend
❌	Tidak presensi

5. Fitur pengingat presensi (siswa)

Fitur ini akan berjalan otomatis pada jam tertentu setiap hari.
Jika ada yang belum presensi akan mendapatkan pesan ini.
Jika mendapatkan pesan ini cukup konfirmasi sesuai pilihan.
- ya
  ⇒ Balas dengan ini, akan otomatis tersimpan / tercatat sebagai libur
- tidak
  ⇒ Harus tetap melakukan presensi seperti masuk seperti biasa (dengan foto)
- sakit
  ⇒ Balas dengan ini, akan otomatis tersimpan / tercatat sebagai sakit
- izin
  ⇒ Balas dengan ini, akan otomatis tersimpan / tercatat sebagai izin
- libur
  ⇒ Balas dengan ini, akan otomatis tersimpan / tercatat sebagai libur

6. Notifikasi rekap presensi (pembimbing)

Setiap satu minggu sekali, pembimbing akan mendapatkan notifikasi rekap presensi siswa bimbingannya.
Data ini lengkap dengan Nama Siswa, DUDI, Kelas, NIS dan Nomor HP
Data Rekap adalah hasil presensi selama 7 hari sebelumnya.

7. Download Panduan Penggunaan Layanan

Untuk mendapatkan Dokumentasi panduan penggunaan chatbot Whatsapp Presensi PKL, kirim perintah: help

8. Catatan Penting

Fitur Lupa Presensi hanya untuk hari sebelumnya.
Semua aktivitas tercatat oleh sistem.
Gunakan format penulisan yang benar agar sistem dapat memproses perintah.
Ketika ingin bertanya pastikan beri perintah admin terlebih dahulu. Jika tidak, kemungkinan pesan akan diabaikan.